Текстообработка - теория - 10
11) ШАБЛОНИ
1. Какво представляват шаблоните.
Шаблоните се използват, когато трябва да се създават и обработват текстови документи с точно определена структура – автобиографии (CV), визитни картички, формуляри и т. н.
Шаблонът след стартиране създава копие на себе си. Той се записва с разширение .dotx (или .dotm, ако се използват макроси). След като бъде създаден и съхранен шаблон с определено оформление за страница, шрифтове, полета, стилове, той може да бъде попълнен с информацията, специфична за конкретния документ и може да се съхрани отделно от шаблона с разширение .docx (или .docm).
2. Използване на готов шаблон.
Използването на готов шаблон става от File -> New. Готовите шаблони са структурирани в отделни групи за по-лесното им намиране. Вдясно се вижда зона за преглед на избрания шаблон. След като се изтегли, шаблонът се зарежда.
3. Създаване на шаблон.
Документът най-напред се създава с изглед и форматиране, каквото желаем, а след това се записва в подходящия формат. Записването може да стане от File -> Save As, като в полето File Type се избира форматът или от File -> Save & Send -> Change File Type, като се избира към коя група формати да причислим документа.
4. Защита на съдържанието на шаблон.
За да се избегне промяна на шаблона, той може да бъде защитен от File -> Info -> Protect Document.
5. Тема.
а) същност, прилагане
Темата на компютърен документ е съвкупността от унифицирани дизайнерски елементи – цветове, шрифтове и графики, които определят външния вид на документа.
Може да се използват готови теми от Page Layout -> Themes
б) промяна на тема
Промяна в цветовата схема става от Page Layout -> Colors, на шрифтовете – от Page Layout -> Fonts, а на ефекти (контурни линии, запълващи конструкции, графики, фигури, картини и т .н.) – Page Layout -> Effects.
-----------------------------------------
12) ЦИРКУЛЯРНИ ДОКУМЕНТИ
1. Що е циркулярен документ.
Това е компютърен текстов документ, който представлява образец, състояш се от постоянна и изменяема част. Използва се в случаи, когато трябва да бъдат създадени голям брой екземпляри от даден документ, в който да се променят само някои компоненти. Под такава форма може да се създават писма, електронни съобщения, формуляри и др.
2. Създаване на циркулярни документи
Създаването на циркулярни документи преминава през няколко етапа.
1) Избор на тип на циркулярния документ (писмо, пощенки плик, електронно съобщение и др.)
2) Избор на основния документ (нов, вече създаден или от шаблон)
3) Свързване към файл с база от данни за изменяемата част от документа и избор на записи от нея. (Файлове с данни могат да бъдат таблици в Word, работни листове в таблица на Excel, база от данни на Access и дори обикновен текстов файл.
4) Добавяне на полета към основния документ.
5) Визуализиране и преглед на получения документ.
6) Разпечатване или съхраняване на документа.
Пример: Създаване на циркулярно писмо
Създаването на настройките за отпечатване и форматиране на текста става от Mailing -> Start Mail Marge -> Envelope. След това се създава файл със записи, като предложените полета могат да бъдат предварително редактирани. Като се попълнят данните, файлът се записва.
Обединяването на файла с данни и визуализацията на записите в него с циркулярното писмо става чрез Mailing -> Insert Mage Field. Чрез Preview Result може да се види резултатът, а ако искаме да запишем или отпечатаме получения документ с персонализираната информация се използва меню Finish & Marge.
Задача. Да се създаде с помощта на текстови полета и рисувани обекти шаблон за Сетификат за участие на ученици в конкурс. Да се създаде база от данни с трите имане на участниците, класа и училището им и да се създаде и оформи циркулярен документ, с помощта на който да се отпечатат сертификатите за всички участници.